新潟県柏崎市が公開！ムダな会議を無くすための『会議改善ガイドライン』が話題に

ムダ会議が社会にみられる現象

会議は、仕事をする上で避けられないものであり、関係者が集まり意見交換や議論をして物事を決める目的があります。しかし、多くの会議が資料の読み上げに大半の時間を費やし、結局何も決まらなかったり、進捗が見られなかったりすることが問題となっています。

SNSで注目を集めた「会議改善の資料」について

そんな中、新潟県柏崎市が作成した「会議改善の資料」がSNS上で注目を集めています。この資料は、会議の進め方を改善するためのガイドラインであり、作成した市の職員もその反響に驚いています。

柏崎市では、DXの導入に取り組む一方で、職員が日々の業務で忙しすぎて新しいことをする余裕がないと感じています。平均的には業務の約2割を会議が占めており、これに資料や議事録の作成を加えると、会議のために膨大な時間が費やされています。

ガイドラインの具体的な内容

柏崎市の「会議の進め方改善ガイドライン」は、「会議は全ての業務の土台であり、その質が業務の質を左右する」という言葉から始まります。このガイドラインによれば、まずは会議の開催が本当に必要かどうかを考えることが重要です。

簡単な情報共有やデータのやり取りで済む場合は、会議を行わないという選択肢を取り、集まることで相手の時間を奪う意識を持ち、別の方法で業務を進められないか検討します。そして、会議の開催が必要だと判断された場合は、次に目的を明確にします。

事前準備の重要性と具体的な対策

会議の目的やゴールが明確でないと、ダラダラとした議論になりがちです。そのため、事前には必ず議題や時間配分を決めた計画表（アジェンダ）を作成し、参加者に共有します。こうすることで、会議の生産性を高めることができます。

柏崎市では、会議の改善に取り組むことで業務の質を向上させ、より良い市民サービスを提供することを目指しています。無駄な会議を削減し、必要な議論には時間をかける方針です。

会議の理想形を目指して

職位や立場を問わず、全員が意見を自由に言い合える会議が理想です。柏崎市が作成した会議の進め方改善ガイドラインは、全48ページにわたり会議の進め方や会議室の使い方、資料の作り方などが丁寧に解説されています。

これを参考に、会議の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。

視聴者の反応

視聴者からは、無駄な会議に対する苛立ちや、資料の読み上げだけで終わる役所の会議に対する批判の声が多く見受けられました。また、ガイドラインが行政の遅れた現状を反映しており革新派の動きを応援する声もありました。一方で、ただ話すだけ、ただ聞くだけの会議を不要と感じる意見も寄せられました。さらに、おじさんが寂しさを紛らわすために会議を開いているという指摘もありました。最後に、視聴者はガイドラインを会社の上司に見せることを決意し、前向きに取り組もうとする姿勢も見られました。

※引用元
チャンネル名：ABEMAニュース【公式】
動画タイトル：【ムダ会議】「資料読み上げだけ」「何も決まらなかった」業務の約2割が会議…事態を受け自治体が作成 ガイドラインが話題に｜アベヒル